Kebijakan Retur & Pengembalian

PT Ramesia Mesin Indonesia berkomitmen memberikan penyelesaian yang jelas dan wajar apabila terdapat ketidaksesuaian atau permasalahan pada produk yang diterima pelanggan.

Kebijakan ini mengatur proses retur, penggantian unit, serta pengembalian dana untuk transaksi yang memenuhi ketentuan.

Pada prinsipnya, penyelesaian utama atas retur yang telah disetujui adalah penggantian unit atau produk.

Pengembalian dana dalam bentuk uang bukan merupakan mekanisme utama dan dilakukan apabila unit pengganti yang seharusnya diberikan tidak tersedia atau terdapat kondisi lain yang telah disepakati secara tertulis antara pelanggan dan Ramesia.

1. Pemeriksaan Barang Saat Diterima

Pelanggan atau penerima yang ditunjuk disarankan memeriksa barang saat diterima.

Pemeriksaan meliputi:

nama dan tipe produk;
jumlah barang;
kondisi kemasan;
kondisi fisik produk yang dapat terlihat;
kelengkapan barang; dan
kesesuaian dengan dokumen transaksi.

Apabila terdapat indikasi kerusakan atau ketidaksesuaian, pelanggan disarankan melakukan dokumentasi berupa foto dan video sebelum serta saat membuka kemasan.

Kemasan, packing kayu apabila ada, label pengiriman, surat jalan, dan dokumen terkait sebaiknya disimpan sampai proses pemeriksaan selesai.

2. Kondisi yang Dapat Diajukan untuk Retur

Permohonan retur dapat diajukan untuk kondisi seperti:

produk yang diterima tidak sesuai dengan produk yang tercantum dalam transaksi;
jumlah barang yang diterima tidak sesuai;
terdapat kerusakan fisik yang telah diverifikasi;
terdapat kondisi produk yang berdasarkan hasil pemeriksaan Ramesia memerlukan penggantian unit; atau
kondisi lain yang secara tertulis disetujui oleh Ramesia.

Setiap permohonan retur harus melalui proses pemeriksaan terlebih dahulu.

Pengajuan retur tidak otomatis berarti retur telah disetujui.

3. Batas Waktu Pelaporan Kerusakan Pengiriman

Apabila permasalahan berkaitan dengan kondisi barang saat pengiriman atau penerimaan, pelanggan wajib menyampaikan laporan kepada Ramesia maksimal 3 (tiga) hari sejak barang diterima.

Laporan sebaiknya dilengkapi dengan:

invoice atau nomor transaksi;
surat jalan atau resi;
foto kemasan;
foto produk;
foto bagian yang mengalami kerusakan atau ketidaksesuaian;
video unboxing apabila tersedia; dan
kronologi singkat.

Ketentuan ini mengikuti Kebijakan Pengiriman Barang Ramesia.

4. Pemeriksaan dan Verifikasi

Setelah laporan diterima, Ramesia akan melakukan pemeriksaan berdasarkan data dan bukti yang tersedia.

Dalam proses pemeriksaan, Ramesia dapat meminta:

foto tambahan;
video pengoperasian;
nomor seri mesin;
pemeriksaan oleh teknisi;
pengiriman komponen; atau
pengiriman unit ke lokasi service.

Keputusan retur, service, atau penggantian unit dilakukan setelah proses pemeriksaan selesai.

Apabila permasalahan masih dapat diselesaikan melalui service sesuai Kebijakan Garansi & Service, penanganan dapat dilakukan melalui proses service terlebih dahulu.

5. Penggantian Unit

Apabila hasil pemeriksaan menyatakan bahwa produk memenuhi ketentuan untuk penggantian, Ramesia akan memprioritaskan penggantian dengan unit yang sama atau unit pengganti yang telah disepakati.

Penggantian unit bergantung pada ketersediaan produk.

Apabila unit yang sama tersedia, proses penyelesaian dilakukan melalui penggantian unit dan bukan melalui pengembalian dana.

Untuk produk yang modelnya telah berubah, discontinued, atau tidak lagi tersedia, alternatif penyelesaian akan dibicarakan dengan pelanggan.

6. Pengembalian Dana

Pengembalian dana dalam bentuk uang dapat dilakukan apabila:

penggantian unit telah disetujui; dan
unit pengganti yang sesuai tidak tersedia.

Dalam kondisi tersebut, pelanggan dan Ramesia akan menyelesaikan transaksi melalui proses refund sesuai nilai yang telah diverifikasi dan disetujui.

Refund bukan merupakan pilihan otomatis apabila unit pengganti masih tersedia.

7. Proses Refund

Refund dilakukan setelah:

permohonan telah diperiksa;
retur atau penggantian telah disetujui;
unit pengganti dinyatakan tidak tersedia;
barang yang harus dikembalikan telah diterima atau proses pengembaliannya telah memenuhi ketentuan;
data pelanggan atau perusahaan telah diverifikasi; dan
seluruh dokumen refund dinyatakan lengkap.

Proses refund mengikuti mekanisme settlement keuangan PT Ramesia Mesin Indonesia.

Settlement refund dilakukan setiap hari Jumat.

Setelah refund masuk dalam proses settlement, pengembalian dana pada umumnya diproses sekitar 7 (tujuh) hari kerja, tergantung kelengkapan administrasi dan proses perbankan.

Waktu proses dihitung setelah persyaratan refund dinyatakan lengkap dan refund telah disetujui.

8. Rekening Tujuan Refund

Untuk keamanan transaksi, refund dilakukan kepada pihak yang berhak berdasarkan data transaksi yang telah diverifikasi.

Ramesia dapat meminta informasi rekening dan dokumen pendukung untuk memastikan pengembalian dana dilakukan kepada pihak yang sesuai.

Apabila transaksi dilakukan atas nama perusahaan, proses refund dapat memerlukan informasi perusahaan atau dokumen administrasi tambahan.

9. Biaya Pengiriman Retur

Biaya dan mekanisme pengiriman barang retur akan ditentukan berdasarkan:

penyebab retur;
metode pengiriman awal;
lokasi pelanggan;
hasil pemeriksaan;
penggunaan asuransi; dan
kesepakatan transaksi.

Apabila retur berkaitan dengan kerusakan selama pengiriman melalui ekspedisi, proses juga mengikuti ketentuan ekspedisi dan asuransi pengiriman yang berlaku.

Ketentuan biaya akan diinformasikan setelah penyebab dan mekanisme retur dikonfirmasi.

10. Produk Indent, Pre-Order, Custom, dan Project

Produk yang dipesan secara khusus, seperti:

indent;
pre-order;
custom order;
special order;
cold storage; dan
kebutuhan project

memiliki karakteristik transaksi yang berbeda dari produk reguler.

Pembatalan atau pengembalian atas produk tersebut mengikuti quotation, kontrak, Purchase Order, atau kesepakatan tertulis yang berlaku.

Uang muka atau pembayaran yang telah dilakukan tidak otomatis dapat dikembalikan, terutama apabila:

proses produksi telah dimulai;
barang telah dipesan kepada vendor;
barang telah diimpor;
material telah dibeli;
pekerjaan custom telah dilakukan; atau
telah timbul biaya untuk memenuhi pesanan pelanggan.

Setiap penyelesaian dilakukan berdasarkan kondisi aktual transaksi dan kesepakatan yang berlaku.

11. Produk yang Telah Digunakan

Produk yang telah digunakan tidak otomatis dapat diretur hanya karena pelanggan berubah pikiran atau tidak lagi membutuhkan produk.

Apabila terdapat kendala teknis setelah penggunaan, penanganannya mengikuti Kebijakan Garansi & Service.

Retur atau penggantian hanya dapat dilakukan apabila berdasarkan pemeriksaan Ramesia kondisi tersebut memang memenuhi ketentuan penggantian.

12. Kesalahan Pemilihan Produk

Pelanggan disarankan memastikan:

model;
kapasitas;
dimensi;
daya listrik;
voltage;
gas atau utilitas;
spesifikasi;
serta kebutuhan operasional

sebelum memberikan persetujuan transaksi.

Apabila produk telah dikirim sesuai dengan quotation atau pesanan yang disetujui, tetapi kemudian diketahui tidak sesuai dengan kebutuhan pelanggan akibat kesalahan pemilihan, retur tidak otomatis dapat diberikan.

Ramesia akan meninjau kemungkinan penyelesaian berdasarkan kondisi produk dan kesepakatan transaksi.

13. Kondisi yang Tidak Otomatis Memenuhi Retur

Retur atau refund tidak otomatis berlaku untuk kondisi seperti:

perubahan keputusan setelah pembelian;
kesalahan penggunaan;
penggunaan tidak sesuai petunjuk;
kerusakan akibat voltage tidak sesuai;
listrik tidak stabil;
overcapacity;
salah instalasi;
human error;
modifikasi mesin;
pembongkaran atau perbaikan oleh pihak yang tidak berwenang;
kerusakan akibat kelalaian; atau
komponen consumable yang mengalami keausan.

Kondisi teknis mengikuti Kebijakan Garansi & Service Ramesia.

14. Consumable dan Komponen Habis Pakai

Komponen consumable atau habis pakai tidak menjadi dasar otomatis untuk penggantian unit atau refund.

Contohnya meliputi:

belt;
seal;
blade;
fuse;
heating element;
gasket;
bearing; dan
komponen lain yang mengalami keausan karena pemakaian.

Penanganan komponen tersebut dapat dilakukan melalui service atau penggantian berbayar sesuai kondisi dan ketersediaan spare part.

15. Promo dan Program Khusus

Program promo, campaign, bundling, diskon, clearance, atau program khusus dapat memiliki syarat dan ketentuan tersendiri.

Apabila terdapat ketentuan khusus yang dicantumkan pada suatu program promo, ketentuan tersebut berlaku untuk transaksi promo yang bersangkutan.

Kebijakan promo tidak mengubah ketentuan umum ini untuk transaksi lainnya.

16. Ketentuan Khusus Transaksi

Quotation, invoice, Purchase Order yang telah disepakati, kontrak project, atau perjanjian tertulis lainnya dapat memuat ketentuan retur atau pembatalan khusus.

Apabila terdapat ketentuan khusus yang telah disepakati secara tertulis, ketentuan tersebut berlaku untuk transaksi terkait.

Alur Retur Ramesia

1. Laporkan kendala
Hubungi Sales atau Customer Service Ramesia.

2. Kirim data pendukung
Sertakan invoice, foto, video, dan informasi produk.

3. Pemeriksaan
Tim Ramesia melakukan verifikasi terhadap kondisi dan penyebab masalah.

4. Penentuan penyelesaian
Service, penggantian unit, atau penyelesaian lain berdasarkan hasil pemeriksaan.

5. Penggantian unit
Apabila penggantian disetujui dan unit tersedia, pelanggan menerima unit pengganti.

6. Refund apabila unit tidak tersedia
Apabila unit pengganti tidak tersedia, refund dapat diproses setelah persyaratan lengkap dan disetujui.

Kontak Retur & Pengembalian

Pelanggan dapat menghubungi:

Sales Ramesia yang menangani transaksi

atau

Customer Service: cs@ramesia.com

Untuk mempercepat proses, sertakan invoice, nama pelanggan atau perusahaan, tipe produk, foto/video, dan penjelasan kendala.

Ringkasan Ketentuan

Penyelesaian utama retur: Penggantian unit

Refund uang: Apabila unit pengganti yang telah disetujui tidak tersedia

Laporan kerusakan pengiriman: Maksimal 3 hari sejak barang diterima

Settlement refund: Setiap Jumat

Estimasi refund: Sekitar 7 hari kerja setelah dokumen lengkap dan refund disetujui

Produk indent/custom/project: Mengikuti quotation atau kesepakatan transaksi